Jeg har mistanke om at en av mine ansatte har dialog med konkurrent om forhold rundt drift av vår virksomhet som er konkurransesensitive og underlagt taushetsplikt. En annen ansatt så ved en tilfeldighet at den ansatte hadde flere e-poster til og fra denne konkurrenten i sin e-postkasse. Den ansatte har egen e-postkonto i min bedrift og har også egen jobb-PC. I hvilken grad har jeg rett til å gå inn på denne e-postkontoen for å undersøke om mistanken min er reell? Dersom det er tilfelle mener jeg at dette vil kunne gi grunn for oppsigelse.n.n
(Fagbladet Gull&Ur nr. 5 2016, s. 28)
Du som arbeidsgiver kan som utgangspunkt ikke foreta innsyn i arbeidstakers e-post eller private filer. Det finnes imidlertid noen unntak.
Et eget kapittel i personopplysningsforskriften (popplyfor.) angir bestemmelser for arbeidsgivers rett til innsyn i arbeidstakerens e-postkasse. Det er en forutsetning at det er snakk om en e-postkasse arbeidsgiver har stilt til arbeidstakerens disposisjon til bruk i arbeidet i virksomheten.
Selv om det ikke synes å være tilfelle i din sak, er viktig å merke seg at bestemmelsene i popplyfor. ikke gjelder for innsyn i utstyr som arbeidstaker selv eier, selv om dette fra tid til annen blir benyttet i arbeidet ved virksomheten. Arbeidsgiveren vil derfor som hovedregel være avskåret fra innsyn i slikt privateid utstyr.
Arbeidsgiver har bare rett til å gjennomsøke, åpne eller lese e-post i arbeidstakerens e-postkasse:
i.når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten eller
ii.ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.
Alternativ ii. siste del synes å være den relevante bestemmelsen i din sak.
Vurderingstema er om det kan sies å foreligge begrunnet mistanke om at arbeidstakerens bruk av e-postkassen kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed. Etter vår vurdering, dog kun basert på det du anfører i henvendelsen, vil mistanke om brudd på lojalitets- og taushetsplikten overfor arbeidsgiver kunne være tilstrekkelig til å begrunne innsyn.
Dersom arbeidsgiveren mener at vilkårene for innsyn i e-post er oppfylt, skal det så langt som mulig sendes varsel om slikt innsyn til arbeidstakeren. Varselet skal inneholde en begrunnelse for hvorfor vilkår for innsyn anses oppfylt, og informasjon om arbeidstakerens rettigheter i forbindelse med slikt innsyn.
Arbeidstakeren skal som hovedregel gis anledning til å uttale seg før arbeidsgiveren gjennomfører innsynet, og skal så langt som mulig gis anledning til å være til stede under selve gjennomføringen av innsynet. Dette innebærer at arbeidsgiveren må sette frister som gjør at arbeidstakeren har reell mulighet til å kunne påberope seg rettighetene sine. Arbeidstakeren har dessuten rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller en annen representant under et innsyn.
Begrepet «så langt som mulig» viser at kravet om varsling ikke er absolutt. Det er likevel et grunnleggende personvernprinsipp at også arbeidstakere skal ha informasjon ved behandling av personopplysninger om dem selv. Terskelen for å gjøre unntak fra denne plikten er således høy. Dersom arbeidsgiveren nekter å gi informasjon, må dette begrunnes skriftlig med presis henvisning til unntaksbestemmelsen.
Faren for bevisforspillelse kan være et relevant moment når arbeidsgiveren velger å ikke informere arbeidstageren. Et viktig moment ved denne vurderingen er om en eventuell fare for manipulasjon av data kan avverges ved å foreta en speilkopiering av materialet, uten at materialet likevel gjennomgås. Arbeidstakeren kan da til en viss grad sikre materialet samtidig som hensynet til den arbeidstakers personvern i større grad ivaretas enn ved et innsyn.
Det anbefales at det føres protokoll under selve innsynet, da det ofte kan oppstå etterfølgende uenighet om hva som ble gjennomført under innsynet.
Dersom innsyn er foretatt uten forutgående varsel, for eksempel dersom tidsaspektet tilsier at arbeidsgiver ikke rekker å varsle arbeidstaker før innsyn eller at arbeidstaker ikke er mulig å nå, skal arbeidstaker underrettes så snart innsynet er gjennomført. Arbeidstakeren skal ha informasjon om hvorfor vilkårene for innsyn anses som oppfylte, hvilke rettigheter arbeidstakeren har etter forskriften, hvilken metode som er benyttet ved innsynet, hvilke e-poster eller andre dokumenter som ble åpnet, samt resultatet av innsynet.
