(Fagbladet Gull&Ur nr. 8 2016, s. 28)
Jeg driver to gullsmedbutikker, og har hørt at det snart kommer ny lov om kassasystemer. Hva innebærer de nye reglene, og hvilken betydning vil de ha for meg?n.n
I juni 2015 ble det kunngjort et nytt regelverk for kassasystem for å redusere risikoen for unndragelse av skatt og merverdiavgift ved kontantsalg.
Bakgrunnen for nytt eget regelverk for kassasystem er at ulike kontroller har avdekket at kassasystem i dag er satt opp på en slik måte at det er mulig å skjule kontantsalg. Det er også avdekket at enkelte leverandører av kassasystem aktivt viser sine kunder hvordan det er mulig å unngå at salg blir registrert i systemet. Videre er det i dag manglende regulering av krav til funksjonene og oppbyggingen av kassasystem, noe som gjør det vanskelig å utføre kontroller av disse.
Det nye regelverket stiller krav til kassasystem, herunder regler om påbudte og forbudte funksjoner, kvittering og rapporter og sikring av elektronisk journal.
Regelverket trer i kraft fra og med 1. januar 2017 for systemleverandørene, mens det er gitt en overgangsordning for de bokføringspliktige (din virksomhet) frem til 1. januar 2019.
De nye kravene vil medføre at bokføringspliktige innen 1. januar 2019 enten må anskaffe nye godkjente system eller godkjente oppgraderinger som gir eksisterende kassasystem de funksjoner det skal ha. Det er i tillegg til det nye regelverket også innført SAF-T Cash register, dvs. krav om at elektronisk journal ved bokettersyn og avgrensende kontroller oversendes skattemyndighetene i et elektronisk standardformat. Her gjelder også fristene nevnt ovenfor for henholdsvis systemleverandør og den bokføringspliktige.
Et kassasystem skal være innrettet slik at det er enkelt å vurdere om det er i samsvar med kravene gitt i medhold av loven. Opplysninger om modell, type og versjon av kassasystem, med ID-nummeret til kassasystemet, skal være lett tilgjengelig.
En systembeskrivelse av oppbyggingen av kassasystemet og alle funksjonene i systemet skal foreligge, og beskrivelsen skal følge med kassasystemet ved salg, utleie eller utlån. Videre skal det fremgå hvordan kassasystemet kan kontrolleres. Hvis systemet oppbevarer dokumentasjon av bokførte opplysninger, kan dette av hensyn til enkel kontroll medføre at systembeskrivelsen må dokumentere kontrollsporet, herunder hvordan systemgenererte poster skal etterprøves. Ved endring av et system, skal systemleverandøren enten lage et tillegg til systembeskrivelsen eller en helt ny systembeskrivelse.
Kassasystemet skal ha en integrert kassaskuff, med mindre systemet har funksjoner for å registrere kontantsalg på den enkelte operatør, og salget ikke blir registrert fra faste kassapunkt eller det ved kassapunktet ikke er mulig å betale med sedler og mynter.
Videre skal kassasystemet ved hvert enkelt kassapunkt ha en skriver som kan produsere salgskvittering, returkvittering, kopikvittering, pro forma kvittering, utleveringskvittering, elektronisk journal, Z-rapport og X-rapport. Atter videre er det krav om at hvert kassapunkt har eksportfunksjon slik at opplysningene i elektronisk journal kan overføres til eksternt lagringsmedium.
Språket som benyttes i systembeskrivelse, programvare, programmeringsverktøy, programmeringsmanual, kvitteringer, X-rapport og Z-rapport, samt i registrering av kontinuerlig bruk, må enten være på norsk, svensk, dansk eller engelsk.
Det er stilt spesifikke krav til et kassasystems funksjoner, og disse omfatter funksjonene registrering av vekselkasse, registrering av betaling av ulike typer betalingsmiddel, klokke med norsk normaltid med justering for sommertid, klart skille mellom positive og negative beløp på alle kvitteringer, rapporter og i elektronisk journal, samt at et kassasystem til bruk for flere bokføringspliktige særskilt skal kunne registrere all kontinuerlig bruk for hver enkelt bokføringspliktig.
Dessuten er det i kassasystemforskriften særskilt angitt hvilke funksjoner et kassasystem ikke skal ha. Programvaren i systemet skal ikke ha flere funksjoner enn det som fremgår av systembeskrivelsen fra leverandøren, og skal ikke kunne kobles sammen med utrustning eller programvare som gjør det mulig å endre eller slette elektronisk journal, ikke ha funksjoner som gir mulighet til å ta bort, endre eller legge til opplysninger i registreringene, det skal ikke være mulig å registrere salg uten at systemet skriver ut en salgskvittering, det skal ikke være mulig å skrive ut mer enn en kopikvittering, det skal ikke være mulig å foreta registreringer i systemet når integrert kassaskuff er åpen, det skal ikke være mulig å foreta registreringer i systemet hvis lagringsminnet er fullt, det skal ikke være mulig å merke spesifikke varer eller tjenester slik at de kan holdes utenfor X- og Z-rapport, og hvis systemet kobles sammen med en ikke-automatisk vekt, skal ikke systemet kunne påvirke de måletekniske egenskapene.
Opprinnelig var det også et forbud mot en treningsfunksjon for bruken av systemet, men dette ble endret i forskriften i juli 2016. Det er således tillatt med en treningsfunksjon hvor det skrives ut treningskvittering, dvs. utskrift fra systemet for treningsformål med samme slags opplysninger som i en ordinær salgskvittering. Treningskvitteringen må tydelig være merket med «Treningskvittering – IKKE KVITTERING FOR KJØP», og fonten på den markerte teksten skal være minst 50 prosent større enn den teksten som angir beløp. Vær oppmerksom på at treningskvitteringer ikke skal være en del av samme nummerserie som salgskvitteringer. X- og Z-rapporten skal vise antall treningskvitteringer og beløp.
For øvrig stilles det en rekke krav, herunder innholdskrav, knyttet til elektronisk journal, rapporter og øvrige typer kvitteringer.
De nye kravene til kassasystem vil gjelde alle bransjer med kontantsalg med unntak av drosjenæringen. Formålet med de nye reglene er å øke skatteinntektene ved å fjerne muligheter til å unndra omsetning fra beskatning og merverdiavgift. I hovedsak vil de nye reglene påføre leverandører et direkte ansvar for hvilke systemer som leveres, mens de bokføringspliktige må benytte slike godkjente systemer, herunder betale for utskiftinger eller oppgraderinger av kassasystemene sine innen 1. januar 2019.
Ved spørsmål eller behov for bistand knyttet til regelverket kan advokat Thor Inge Skogrand kontaktes på e-post
thor.skogrand@kpmg.no eller telefon 40 63 92 69.
